Seguimiento, control… dos acciones fáciles de olvidar!

Estándar

En nuestras actividades de Consultoría insistimos con los clientes en la absoluta necesidad de establecer un sistema de seguimiento y control de las actividades o procesos provenientes de un proyecto. La experiencia nos indica que durante los primeros dos o tres meses efectivamente hay un seguimiento y control, pero luego de ese tiempo promedio, se produce un vacío y la falta de supervisión, sobre lo que se quería lograr con los cambios introducidos por el proyecto, sencillamente empiezan a diluirse y las objeciones y excusas “ocultan” los errores cometidos por las desviaciones ocurridas, llegándose al punto de que el proyecto, sencillamente, muere.

  • ¿Se están aplicando los procedimientos, técnicas o metodologías propias del proyecto?
  • Si la respuesta es negativa, la pregunta obvia es: ¿a qué se debe? – ¿hay algo que está impidiendo su aplicación?
  • ¿La implementación del proyecto tuvo errores? –
  • ¿Toda la línea de resultados es negativa o hay algunos positivos? – ¿se compararon ambas actuaciones?
  • Los líderes, ¿están imbuidos del proyecto?

La primera de las preguntas anteriores, a nuestro juicio, es la más importante y nos conduce a las siguientes, en las cuales podremos encontrar, las más de las veces una respuesta que nos podría parecer lógica, aunque la verdadera razón podría estar en el poco convencimiento que tienen los líderes usuarios del proyecto sobre los beneficios de éste.

En ocasiones, la premura, la urgencia de poner en marcha un proyecto y obtener cuanto antes los resultados buscados, provoca que la comunicación (sobre los objetivos y beneficios del proyecto) sea extremadamente débil, no obteniéndose un compromiso real para su implementación. La labor de los líderes usuarios en la trasmisión de los objetivos y ventajas del cambio es vital, así como su intervención en la facilitación de su implementación.

Una de las tareas básicas del seguimiento es el analizar la información que va generando el desarrollo del proyecto, y de esta forma identificar en forma temprana los riesgos y desviaciones que pudieran estarse presentando, y con ello controlar el desarrollo de las actuaciones que debieran estarse efectuando para asegurar que lo planificado y proyectado suceda.

¿Deberemos preocuparnos al inicio o siempre? Por supuesto que durante todo el desarrollo del proyecto hasta que nuevos productos, cambios en los mercados o sencillamente modificaciones en los objetivos primarios, nos deriven a un nuevo proyecto.

Un abrazo,

Freddy Hayvard

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión /  Cambiar )

Google photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google. Cerrar sesión /  Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión /  Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión /  Cambiar )

Conectando a %s