Control y Apoyo, no siempre juntos…

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En toda administración, hay cuatro procesos básicos: la planificación, la organización, la dirección y el control. En las organizaciones comerciales, y en ellas, entre agentes y/o vendedores, el que más dificultades presenta en su aplicación, es el CONTROL. Y ello debido a que dicho proceso se entiende más bien como autoridad, dominio, con fuerte énfasis en la subordinación casi absoluta, produciendo por ende el rechazo de la o las acciones de control que se quieren efectuar. El agente, el vendedor, el promotor, o como se denomine el profesional de las ventas, es un personaje que, luego de un proceso de madurez, estima las más de las veces, que ya posee suficientes habilidades y conocimientos como para “estar controlado” y, por lo tanto, rechaza la supervisión, el reporte periódico y la “intromisión”, respecto de su trabajo. Lamentablemente esta oposición al “control” o “supervisión”, se trasmite rápidamente hacia aquellos que están en pleno proceso de desarrollo, y de pronto los líderes se encuentran casi frente a una “revolución”, la que de no saber manejar hará casi imposible el conocer y anticipar el avance de lo planificado en cuanto a los objetivos de la organización y lo más peligroso, el poder efectuar las rectificaciones o adecuaciones en forma oportuna en una labor preventiva. Resultado? – La mayoría de las organizaciones cambia al Líder y/o inicia un proceso de recambio de su fuerza de ventas.

Si bien creo que todos tenemos claridad sobre lo que es el CONTROL, estimo pertinente revisar algunas definiciones, como la de Tony Robbins: “…el proceso de regular actividades que aseguren que se están cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviación significativa” – La de James Arthur Finch Stoner: : “El control administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas” – También recordemos la de Henri Fayol: “Consiste en verificar si todo se realiza conforme al programa adoptado, a las órdenes impartidas y a los principios administrativos…Tiene la finalidad de señalar las faltas y los errores a fin de que se pueda repararlos y evitar su repetición” –  Todas ellas, sin exclusión nos conducen a que el control básicamente es el medio para asegurarnos que lo que se está ejecutando está conforme a lo planificado, otorgándonos a la vez, la posibilidad de enmendar las desviaciones u errores en forma oportuna. Por lo tanto, no podemos negar en absoluto su importancia.

El problema de su aplicación reside, conforme a mi experiencia, en la forma en que se COMUNICA y transmite la necesidad de su acción. Y ello, porque si bien interesa cumplir los objetivos de la organización, debe primariamente, hacerse coincidir sus resultados con los que espera también el ejecutor (vendedor, agente, consultor, etc.), es decir sus objetivos personales. Si existe disonancia entre ellos, el rechazo al control será mayor, dado que no tiene sentido. Por tanto, la comunicación debe estar relacionada con esos objetivos personales y el CONTROL ser percibido como un elemento de APOYO para la consecución de ellos. Indudablemente, la MOTIVACION tiene un papel preponderante en la determinación de lo que se desea lograr.

El CONTROL solo por CONTROLAR, es uno de los males que a veces observamos en la supervisión y que conduce a su rechazo. Solicitar reportes en forma obligatoria y luego, no revisarlos ni compartir con el productor, es el peor de los errores. En estos análisis, producto del control, el objetivo básico es conocer no solo el cuánto, sino también el cómo se está gestionando la actividad, de tal forma de felicitar (compensar) por un buen resultado o apoyar para la mejora requerida, y corrigiendo, en forma conjunta, las desviaciones que pudieran haberse observado. El “cuánto” es un resultado que proviene de la forma en “cómo” se obtuvo, y cuando uno se detiene aquí, es cuando obtiene una información más valiosa que solo unos números o cifras.

Un tercer elemento que considerar del CONTROL es la determinación de los patrones o estándares, que son una medida para establecer rápidamente si los resultados o acciones, están sobre o bajo el promedio de lo que se espera (lo planificado). Generalmente, se aplican estos sobre resultados, sin analizar si a su vez las actividades medias para obtenerlos han sido cumplidas. Como, por ejemplo, la prospección, el número de llamadas o contactos, o el número de entrevistas, así como la metodología misma para la ejecución de ellas. El saber el “cómo” por sobre el “cuánto” facilita el análisis de las frías cifras y empodera el APOYO por sobre el CONTROL.

Sin una amplia explicación previa de la utilidad de los “CONTROLES” a los que deberá de someterse el productor, el riesgo de rechazo es mayor. Las razones del porqué, por ejemplo, de los reportes diarios o semanales, y la utilidad que su análisis entrega al productor en cuanto a reparar los errores o faltas que está cometiendo, y así anticiparse a un resultado negativo. Los resultados son una consecuencia de acciones previas, y es ahí donde debe focalizarse el CONTROL y por tanto el APOYO.

El CONTROL es un elemento más que debe integrar el Líder junto con la MOTIVACION, la DIRECCION y el APOYO a sus seguidores. La mayoría, por no decir todos, trabajamos por objetivos personales, los que debemos de alinear, en lo posible, con los de la compañía o empresa, en caso contrario, cualquier exigencia de ella, nos parecerá exagerada e imposible de cumplir. Esta alineación, debe de ser “trabajada” por el Líder con cada uno de sus liderados, de tal forma de que finalmente, las aspiraciones y objetivos personales, se acerquen y/o coincidan con los que se desea, y así la MOTIVACION será reforzada. Si ello no ocurre (por desinterés), y sus aspiraciones son inferiores a los que requiere la empresa o compañía, es muy posible que el error se encuentre en el perfil reclutado.

Douglas McGregor, autor del famoso libro de Management “El lado humano de las organizaciones”, manifiesta: “La autoridad no es un medio adecuado para lograr que las personas se comprometan con los objetivos. Se necesitan otras formas de influencia para lograr esa integración (los personales y los de la organización). La teoría Y señala la posibilidad de ir prescindiendo poco a poco de las formas externas de control según vaya lográndose un mayor compromiso con los objetivos de la organización”.

Un abrazo

Freddy Hayvard

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La convicción de…lograrlo

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Voy a hacerlo pero, creo que no podré lograrlo” – “Lo intentaré a ver si puedo hacerlo” – “Confío en él, pero…” – “Claro que lo haré, estoy seguro de ello” – “Este mes será de este ganador” – Todas ellas, frases que denotan nuestra seguridad sobre el resultado de una acción, tanto en forma negativa como positiva. La mayoría de las veces, las repetimos, casi sin sentido, sin que haya una seguridad plena, una certeza, de que así será. Lo que nos falta es adicionar el sustantivo “convicción” que no es otra cosa que tener plena seguridad y confianza en lo que pensamos o haremos.

Cuando se tiene “convicción”, cuando se “cree plenamente”, todo resulta más fácil, pues es el complemento de la “motivación”, pero, ¿cómo podemos llegar a esa convicción?

Conocimiento – Algo vital, pero que muchas veces nos olvidamos y actuamos en forma apresurada sin que tengamos los conocimientos necesarios. El conocer es una acción que realizamos para tener una idea, una noción de algo o de alguien, y así poder decidir y actuar, y con ello me refiero a capacitarse, estudiar, ampliar nuestro horizonte profesional, conocer nuestros productos tanto en los pro como en los contra, conocer la competencia, conocer el mercado. Se trata de un estado permanente en el que siempre estamos acumulando conocimientos, con el objeto de poder aplicarlos cuando se presente la ocasión.

Preparación – No todo funciona automáticamente. Los conocimientos, las metodologías, las técnicas, no operan porque sí, requieren de un proceso, el que si bien en algunas ocasiones es infinitamente rápido, en otras necesita de un tiempo de reflexión, de análisis, antes de dar el siguiente paso. Mientras más conocimientos y aplicación práctica de los mismos hagamos, mayor será la rapidez con que los apliquemos.

Objetivos – En la medida de que tengamos objetivos claros y definidos respecto de lo que quiero que suceda ahora y/o en el tiempo, más fácil será el camino a recorrer. “Si no sé hacia dónde quiero ir, cualquier camino puedo seguir”.

Planificar – No es otra cosa que definir los procesos necesarios para saber lo “que se tiene que hacer”, el “cómo debe de hacerse” y “el cuándo”, todo lo cual debiera involucrar el programar una serie de decisiones, políticas y programas para lograr el objetivo deseado.

 En la medida de que los puntos anteriores forman parte de nuestro accionar profesional, ello permite vigorizar, energizar:

  • La Confianza en un uno mismo – pues empezamos a tener “seguridad”, “autoconfianza” de que lo que estamos haciendo o pensando, tenemos una base más concreta, ya no es solo una idea en el aire, sino forma parte de un plan, estudiado, analizado.
  • Motivación – En la medida de que vamos avanzando, la “motivación”, ese sentido de la satisfacción y beneficios que me traerá el cumplimiento de lo que quiero, se va acrecentando y afianzando, empujándome en la práctica hacia lo que busco. (motivación = motivo que me lleva a la acción).
  • Voluntad – Es el último elemento, pues ahora solo depende de mí mismo el tomar la decisión de “hacerlo”, de “llevarlo a término”. Indiscutiblemente, la voluntad se ve afectada o infectada muchas veces, por la “flojera”, la difícil decisión de salir de una zona de confort, sin embargo, si he seguido un proceso, la voluntad al igual que los otros elementos mencionados, se va a “asegurar”, a “hacer fuerte”.

 Si sumamos todos los elementos anteriores, vamos a llegar a la “convicción”, aquella fuerte creencia de que sí lo vamos a lograr, a tener esa confianza que nos hará avanzar con seguridad. La convicción es el resumen de la voluntad, de la motivación, de la autoconfianza, basados en el conocimiento profesional, y en la planificación de los objetivos. Ellos me permiten “sentir” “los pies en la tierra” y no estar “soñando un ideal imposible”.

Por ello, cuando emprendamos una acción, no solo debemos estar seguros, sino que tener la “convicción” de que lo lograremos.

“Siempre queda a cada uno suficiente fuerza para luchar por lo que está convencido

Johann Wolfgang von Goethe

Un abrazo,

Freddy Hayvard

 

 

 

 

 

Ley de Parkinson y el efecto bikeshedding en la productividad

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La llamada Lefh.01.08.16y de Parkinson nos dice que “El trabajo se expande hasta llenar el tiempo de que se dispone para su realización“,  lo que explica el por qué cuando disponemos de más tiempo para desarrollar una tarea, al término de ese período (que al inicio nos parecía óptimo) estamos angustiados porque no alcanzaremos a terminar. Cyril Northcote Parkinson (1909-1993) fue un británico, historiador naval, que cuando trabajó en el Servicio Civil Británico observó la burocracia imperante, lo que lo llevó a frases tales como: un funcionario quiere multiplicar sus subordinados, no rivales’, y “’los funcionarios se crean trabajo unos a otros”.  También fue el creador de llamada Ley de Parkinson de la Trivialidad o también conocida como “bikeshedding” (estacionamiento de bicicletas), la que se refiere al desproporcionado peso o importancia que a veces le damos a cosas triviales (esta ley hace mención al tiempo que utilizaba un comité para la construcción de una planta nuclear a la discusión sobre estacionamiento para bicicletas) lo que también es culpable de que no finalicemos nuestras tareas a tiempo.

Ambas leyes indiscutiblemente tienen una relación estrechísima con nuestra productividad. ¿O, acaso no es verdad de que a más tiempo disponible tendemos a reducir nuestros esfuerzos? ¿O, cuando en una discusión o reunión nos detenemos en “trivialidades” y no somos capaces de concentrarnos en los puntos más importantes? ¿O, esa meta de producción, para la cual nos faltaban tres meses y ahora estamos encima de su término y aún…?

Es común, lamentablemente, que justamente cuando disponemos de un mayor espacio de tiempo, lo malgastemos en cosas fútiles sin relación con las tareas importantes que debemos de realizar, y solo nos preocupamos al final del mismo, es decir cuando justamente el tiempo ya nos es escaso (lo que muchas veces nos lleva a no terminar o dejar a medias el trabajo).

En relación a “estos males” vale la pena el invertir un poco de nuestro escaso (o abundante tiempo), en recordar algunos consejos para “minimizar” o “eliminar” los efectos descritos:

  • Dividir las tareas en sub-tareas y establecer un límite de tiempo para finalizarlas.
  • Fijar un límite de tiempo acotado, es decir “para luego” y no “para la otra semana”.
  • Limitar el tiempo que utilizamos en las redes sociales (Facebook, Twitter, Whatssap., etc.) es increíble el tiempo que se malgasta en la revisión constante de esas redes (y otras por supuesto).
  • Organizar reuniones de no más de dos horas, debido a que por lo general el 50% de ese tiempo se usará en cosas triviales que no tienen ninguna importancia frente al motivo mismo de esa junta. Además, al estar acotado el tiempo, obliga a los concurrentes a presentar ideas concretas y prácticas.
  • Ponerse mini metas para el trabajo diario. Así tendrá un límite para finalizar su trabajo o iniciar otra actividad. Usted mismo pondrá la presión.
  • Planificar, planificar. Sin una planificación adecuada, y oportuna, es difícil que podamos llegar a algún final, y andaremos dando vueltas y vueltas desperdiciando tiempo.
  • Organizar lo que planificamos, en pequeños espacios de tiempos (las mini metas que mencionábamos).
  • Identificar en base a la Ley de Pareto, ese 20% de la tarea que es más importante, así no nos distraeremos en cosas intrascendentales.
  • Marcar una agenda diaria y tenerla a la vista (los límites de cada actividad diaria nos darán la energía y presión que requerimos).

El aplicar estos sencillos (pero a la vez difíciles) pasos nos llevará a gestionar en mejor forma nuestro tiempo y, en especial a no desperdiciarlo en pensamientos y/o acciones distractivas sin ningún valor directo con la tarea real a desarrollar. El día tiene 24 horas y cada hora que se pierde en esa vorágine de distracciones o lentitud en el accionar, no se puede recuperar en forma pura, pues de hacerlo deberemos restárselo a otra. Como mencionábamos en referencia a la expresión “bikesshedding”, ¿qué es más importante, la construcción de una planta nuclear o el estacionamiento de bicicletas?

En el Quijote (Capítulo Siete, Segunda Parte),  el bachiller Sansón Carrasco ante la tercera salida del caballero de larga figura, exclama: “¡Ea, señor don Quijote mío, hermoso y bravo, antes hoy que mañana se ponga vuestra merced y su grandeza en camino; y si alguna cosa faltare para ponerle …”

Un abrazo

Freddy Hayvard

Se busca Eficiencia…

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En momentos en que la crisis financiera  produce una contracción en el gasto personal afectando por lo tanto todos los niveles de producción, muchas empresas con lógica, están iniciando procesos de reducción de costes. Pero, esa medida será la más adecuada?

Vemos ese proceso como el que hacemos en casa  cuando nuestro presupuesto personal se ve reducido y nos obliga a tomar medidas “urgentes” tales como eliminar los gastos innecesarios (aquellos que podemos prescindir sin que afecte nuestra vida, en la práctica las salidas a cenar, algunos pequeños lujos, etc), y luego pasamos a aquellos que podemos reducir, tales como los consumos básicos (agua, gas, calefacción, teléfono, celular, etc) o “las compras impulsivas”, llegando finalmente a diseñar un presupuesto que prometemos que cumpliremos.

A corto plazo, nos damos cuenta de que no es fácil vivir limitado, y que hay gastos que no podemos evitar y a su vez hay otros que  definitivamente podemos eliminar, y el análisis lo debemos hacer en forma frecuente, pues las condiciones van cambiando.

Y a qué llegamos? A que debemos buscar la “eficiencia” de ese presupuesto, es decir, lograr que con una determinada cantidad de dinero podamos satisfacer todas nuestras necesidades, ya sean estas programadas, urgentes o emergentes.  En la práctica, pasaremos de ser eficaces (cumplimos nuestros objetivo de tener un presupuesto limitado) a ser eficientes (con ese presupuesto limitado hemos logrado satisfacer todas nuestras necesidades elementales e incluso algunas otras).

No les parece que es un buen camino lo de la eficiencia? ¿Cómo lo están haciendo ustedes?